Offline-Betrieb und Datenabgleich: So arbeitet Terra X5 bei Netzausfall

Welche Bausteine von Terra X5 arbeiten ohne Verbindung?

Die folgende Übersicht zeigt, welche Teile von Terra X5 bei einem Ausfall weiterarbeiten, welche Daten dabei lokal vorliegen und wie sie später abgeglichen werden. 

Braucht Terra X5 selbst eine Internetverbindung?

Nein. Terra X5 läuft On-Premise im Betrieb und benötigt für die tägliche Arbeit kein Internet. Liegt der SQL-Server auf einem separaten Server, ist ein lokales Netzwerk nötig. Läuft er auf dem Büro-PC, an dem auch gearbeitet wird, funktioniert Terra X5 sogar ganz ohne Netzwerk. Eine Internetverbindung braucht es nur für einzelne Funktionen, etwa den E-Bon per QR-Code.

Was passiert an der Kasse, wenn Internet oder Server ausfallen?

Terra X5.Kasse braucht für den Verkauf keine dauerhafte Verbindung zum X5-Hauptsystem. Laut Handbuch kann die Kasse „ohne Verbindung zum X5-Hauptsystem autark arbeiten“, weil alle für den Verkauf nötigen Daten beim Datenabgleich auf die Kasse übertragen werden. Fällt das Netzwerk, der Server oder der Internetanschluss aus, scannt, kassiert und druckt die Kasse weiter. Jeder Bon landet in der lokalen Kassendatenbank (Standardpfad C:\Users\Public\Documents\TERRA\KasseX5) und wartet dort auf den nächsten Abgleich. 

Voraussetzung ist ein vorheriger Datenabgleich. Eine neu installierte oder geleerte Kasse nimmt ihren Dienst erst auf, wenn ein erster Abgleich mit Terra X5 durchgeführt wurde. 

Wie lange kann die Kasse ohne Datenabgleich arbeiten?

Terra X5.Kasse kann über Wochen und Monate ohne Datenabgleich arbeiten. Das ist zum Beispiel für Marktkassen wichtig, die nur an einzelnen Tagen im Einsatz sind und erst danach abgeglichen werden. Für aktuelle Preise und eine zeitnahe Kassenbuchführung empfiehlt sich trotzdem ein Abgleich nach jedem Tagesabschluss.

Welche Daten hat die Kasse offline zur Verfügung?

Welche Daten auf die Kasse übertragen werden, lässt sich je Kasse einstellen. Steuer und Steuereinstellungen sind immer aktiv. Im Import stehen zur Wahl:

Wie läuft die Synchronisation nach dem Ausfall?

Der Abgleich zwischen Kasse und Warenwirtschaft folgt einem festen Ablauf: 

1. Tagesabschluss (Z-Bon): Der Kassierer schließt den Tag ab. Der Tagesabschluss ist eindeutig und fortlaufend nummeriert. 
2. Datenabgleich starten: manuell über die Kassenfunktion „Datenabgleich“ (Kurzwahl *26) oder automatisch, wenn die Option „Nach Tagesabschluss den Datenabgleich starten“ aktiv ist. 
3. Export Kasse → X5: Zahlungen, Bons, Bonpositionen, Kassiereranmeldungen, EC-Lastschriften und Tagesabschlüsse gehen an Terra X5. Mit „Speed Export“ werden nur neue oder geänderte Daten übertragen. 
4. Import X5 → Kasse: Gleichzeitig erhält die Kasse aktuelle Artikel, Preise, Rabatte und Gutscheine. 
5. Kassendatenverarbeitung in X5: Nach einem fehlerfreien Abgleich trägt Terra X5 Umsätze und Ausgaben ins Kassenbuch ein und erzeugt gegebenenfalls Lieferscheine und Rechnungen. 

Die Übertragung läuft per Kabel (LAN) oder WLAN; bei Filialsystemen über ein VPN. Ändern sich tagsüber Preise oder kommen neue Artikel hinzu, holt die Taste „Nur Artikelimport“ die Artikel sofort auf die Kasse, ohne vollständigen Abgleich.

Wie oft und wie schnell wird abgeglichen?

Neben dem manuellen Start und dem automatischen Abgleich nach dem Tagesabschluss lässt sich der Datenabgleich auch zeitgesteuert oder in Intervallen während des Tages auslösen. Ein Abgleich dauert etwa zehn Sekunden, sodass der Verkauf dafür nicht unterbrochen werden muss. 

Wie verhindert Terra X5 Datenkonflikte und doppelte Buchungen?

Der Datenabgleich ist in beide Richtungen klar getrennt: Stammdaten fließen nur von Terra X5 zur Kasse, Bewegungsdaten nur von der Kasse zu Terra X5. Ein Datensatz wird also nie an zwei Stellen gleichzeitig bearbeitet; es gibt keinen Fall, in dem Kasse und Warenwirtschaft denselben Artikel oder denselben Bon unterschiedlich ändern. Daraus ergeben sich drei Regeln: 

• Preise und Artikel: Maßgeblich ist immer Terra X5. Bis zum nächsten Import verkauft die Kasse zum Stand des letzten Abgleichs. 
• Bons und Zahlungen: werden im Originalzustand in die SQL-Server-Datenbank von Terra X5 übertragen. Während der Übertragung können Benutzer die Daten weder sichten noch ändern; nachträgliche Änderungen der Ein- und Ausgaben sind in Terra X5 nicht möglich. 
• Mehrere Kassen: Jede Kasse braucht eine eindeutige Kassennummer. Terra X5 führt die Bons aller Kassen zusammen; wird eine Kasse seltener abgeglichen (z. B. eine Marktkasse nur mittwochs und samstags), verschieben sich lediglich interne Primärschlüssel. Das ist technisch bedingt und keine Lücke in der Aufzeichnung. 

Was passiert, wenn der Abgleich abbricht? 

Bricht ein Datenabgleich ab, etwa weil das WLAN ausfällt, zeigt Terra X5 bei der Kassendatenverarbeitung eine Warnung an. Die Kassendaten werden dann nicht verarbeitet. Erst nach einem erfolgreichen Abgleich übernimmt Terra X5 die Daten ins Kassenbuch. Doppelte Einträge entstehen dabei nicht, weil jeder Datensatz eine eindeutige ID trägt und keine ID ein zweites Mal übernommen wird.

Bleibt der Offline-Betrieb GoBD- und KassenSichV-konform?

Ja, sofern die Kasse regelmäßig abgeglichen und aktualisiert wird. Terra X5.Kasse signiert jeden Vorgang über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die direkt an der Kasse steckt: seit November 2022 für Neukunden die Swissbit USB-TSE, bei Bestandskassen die cryptovision TSE Version 2 (microSD). Eine Cloud-TSE kommt nicht zum Einsatz. Deshalb signiert die TSE auch dann, wenn keinerlei Internetverbindung besteht. 

• Der DSFinV-K-Export wird zentral aus der Terra X5 Datenbank erzeugt und setzt voraus, dass für den Prüfzeitraum alle Tagesabschlüsse vorliegen und abgeglichen sind. 
• Der Export bildet ausschließlich die im Betrieb entstandenen, per Datenabgleich archivierten Originaldaten ab; er ist von Audicon zertifiziert. 
• Terra passt TSE-Anbindung und DSFinV-K-Export per Softwareupdate an; Kunden sollen die Kassensoftware alle 6 bis 8 Wochen aktualisieren. 

Was passiert bei einem TSE-Ausfall? 

Fällt die TSE aus, erscheint an der Kasse einmalig ein Warnhinweis. Auf jedem weiteren Bon steht dann, dass die TSE deaktiviert ist. Terra weist bereits bei der Einweisung darauf hin, dass sich Kunden in diesem Fall umgehend beim Kundenservice melden sollen. Welche Pflichten gegenüber dem Finanzamt bei einem TSE-Ausfall bestehen, klären Betriebe am besten mit ihrer Steuerberatung.

Kartenzahlung bei Internetausfall

Terra X5.Kasse übergibt den Zahlbetrag direkt an das angeschlossene Kartenterminal (X5.Terminal-Anbindung); erst wenn das Terminal die Zahlung freigibt, wird der Bon abgeschlossen. Ob ein Kartenterminal ohne Internet autorisieren kann, hängt vom gebuchten Zahlungsdienstleister ab, nicht von der Kassensoftware. 

Terra empfiehlt keine bestimmten Zahlungsdienstleister, sondern Kartenterminals etwa von Ingenico und CCV. Ob ein Terminal Zahlungen auch ohne Internet autorisieren kann, klären Betriebe direkt mit ihrem Zahlungsdienstleister.

X5.Self-Service-Kasse und 24/7-Blumenshop ohne Netz

Die X5.Self-Service-Kasse arbeitet wie die bediente Kasse autonom. Artikel, Preise und Barcodes übernimmt sie per Knopfdruck aus Terra X5, ohne doppelte Pflege. Sie ist TSE-konform nach KassenSichV und akzeptiert Kartenzahlung; der Beleg kommt wahlweise als E-Bon oder auf Papier. Für Floristen ist sie als 24/7-Shop ausgelegt, im Gartencenter entlastet sie die bedienten Kassen an Stoßtagen. 

Datenabgleich im unbeaufsichtigten Betrieb 

Bei der X5.Self-Service-Kasse muss niemand den Abgleich an der Kasse starten. Ein Dienst auf dem PC mit Terra X5 löst ihn automatisch aus. So bleiben Artikel und Preise auch im 24/7-Betrieb aktuell. 

Kartenzahlung und E-Bon ohne Internet 

Kann eine Kartenzahlung nicht autorisiert werden, zeigt die X5.Self-Service-Kasse die Meldung „Zahlung fehlgeschlagen“. Der E-Bon per QR-Code benötigt eine Internetverbindung, an der X5.Self-Service-Kasse ebenso wie an der bedienten X5.Kasse. Bei Netzausfall steht der Papierbeleg zur Verfügung. 

Filialen, Märkte und Gartencenter mit mehreren Kassen

Weil jede Kasse autark arbeitet, lässt sich Terra X5.Kasse in der Hauptfiliale, in Filialen und auf Märkten einsetzen, etwa an einer mobilen Kasse im Freigelände des Gartencenters. Der Datenabgleich ist an jeder Kasse direkt möglich, auch für Filialen; diese sind per VPN an die zentrale Datenbank angebunden. Für jede Kasse lässt sich einzeln festlegen, welche Daten sie importiert. Im Multi-Kassenbuch legt der Betrieb beliebig viele Kassenbücher an, mit automatischen Umbuchungen in die Zentrale oder zum Tresor. 

Wichtig für die Planung: Bestände und Umsätze anderer Kassen sieht eine Kasse erst nach dem Abgleich. Terra X5 ist auf zuverlässigen Weiterverkauf bei Ausfall ausgelegt, nicht auf eine Echtzeit-Bestandsanzeige zwischen den Kassen. Ein Online-Abgleich zwischen den Kassen ist in Planung.

Cloud und mobile Erfassung: Terra-Shaufel online und Terra-Online App

Terra-Shaufel online ist die Cloud-Webanwendung von Terra Software. Sie wird in Deutschland bei Hetzner gehostet; bei einem Ausfall kann direkt auf ein Ausfall-Backup bei Strato umgeschaltet werden (Failover). Die Übertragung ist mit TLS 1.3 verschlüsselt. Die Terra-Online App ist für Android im Google Play Store verfügbar, für iOS derzeit über TestFlight, und arbeitet mit Terra-Shaufel online und Terra-Shaufel THM zusammen. Die Anbindung der Terra-Online App an Terra X5 ist in Entwicklung. 

Terra-Online App: Erfassung auf dem Friedhof ohne Netz 

Die Terra-Online App lässt sich auch offline auf dem Friedhof nutzen. Friedhofsgärtnereien erfassen Leistungen und Grabfotos direkt am Grab, auch wenn dort kein Mobilfunknetz verfügbar ist. Die Synchronisation starten Mitarbeitende per Knopfdruck in der App. 

• Gezielt synchronisieren: In der App lässt sich festlegen, was übertragen wird, zum Beispiel nur die Änderungen an Leistungen. Die Fotos folgen dann später im WLAN, um mobiles Datenvolumen zu sparen. 
• Keine Fotobegrenzung: Die Anzahl der Fotos ist nicht begrenzt. Beim Synchronisieren werden sie automatisch in der Größe angepasst. 

Datensicherung als zweite Absicherung

• Terra X5 legt beim Beenden des Programms automatisch eine Sicherung der Datenbank an (Datei X5_*_Datum.bak). 
• Terra Cloudback-up sichert automatisch vom Rechner im Betrieb in die Cloud (Strato). Terra prüft das regelmäßig und ruft an, wenn länger als 7 Tage keine Sicherung erfolgt ist. 
• Für Arbeitsplatz-PCs empfiehlt Terra eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), wo Stromausfälle häufiger vorkommen. 

Typische Ausfallszenarien im Überblick

Die folgende Übersicht zeigt das Verhalten von Terra X5 in typischen Ausfallsituationen.